Si eres una empresa que está pensando en exponer en una próxima feria o congreso, sabes que la preparación es clave para el éxito. Pero, ¿cuándo es el momento adecuado para comenzar la planificación? ¿Unos meses antes o un año de anticipación? En este artículo, te guiaremos a través del proceso y te daremos una idea clara de cuándo debes comenzar a prepararte para una feria.
Planificar con Anticipación: El Secreto del Éxito
En el mundo de las ferias y congresos, la planificación anticipada es esencial. Los plazos pueden variar según el tamaño de la feria, la complejidad de tu stand y tus objetivos específicos, pero en general, seis meses de anticipación es un punto de partida sólido.
Aunque recomendamos que el punto de partida de elección de la feria en la que participaremos se realice con un año de antelación. Esto te permitirá elegir las ferias que se alineen con tus objetivos comerciales. No todas las ferias son iguales, y esta es tu oportunidad para seleccionar las que son más relevantes para tu industria y público objetivo.
Seis meses Antes: El Comienzo Ideal
Seis meses antes de la feria es el momento perfecto para comenzar a planificar. Aquí hay algunas razones clave:
- Diseño de Stand: La construcción de stands personalizados y la planificación de su diseño llevan tiempo. Iniciar el proceso con antelación garantiza que tendrás tiempo para crear un stand atractivo y efectivo que atraiga a los visitantes.
- Presupuesto y Financiación: Tener seis meses de anticipación te permite establecer un presupuesto sólido y buscar opciones de financiamiento si es necesario.
5-4 Meses Antes: Detalles Esenciales
A medida que te acercas a la marca de los 5-4 meses antes de la feria, es hora de abordar los detalles clave:
- Registro y Logística: Asegúrate de haber completado el registro y de tener todos los detalles logísticos resueltos, como el material de exposición que piensas enviar a tu stand y alojamiento para tu equipo.
- Plan de Marketing Ferial: Diseña una estrategia de marketing integral que incluya campañas de pre-feria para atraer visitantes a tu stand. Te invitamos a leer nuestro artículo en el que hacemos referencia este tema.
- Entrenamiento del Equipo: Brinda capacitación a tu personal sobre cómo interactuar con los visitantes, presentar tus productos o servicios y recopilar leads de manera efectiva.
3-2 Meses Antes: Afinando los Detalles
A medida que te acercas al evento, concéntrate en los detalles finales:
- Material de Marketing: Prepara todos los materiales promocionales, folletos y presentaciones que necesitarás durante la feria.
- Pruebas y Ensayos: Realiza pruebas y ensayos de tu stand y cualquier tecnología que planees utilizar.
- Plan de Seguimiento: Crea un plan detallado para el seguimiento posterior a la feria, incluyendo cómo manejar los leads y convertirlos en clientes.
- Contratación de Servicios Feriales: Asegúrate de contratar todos los suministros y servicios esenciales con la feria, luz, agua, limpieza, etc. Planifica el envío y seguimiento de la documentación requerida, planos de construcción, planos eléctricos, etc.
2-1 Mes Antes: Los Toques Finales
En el último tramo antes de la feria, enfócate en:
- Logística Final: Confirma todos los detalles logísticos, incluyendo envíos y alojamiento.
- Marketing de Última Hora: Intensifica tu marketing para recordar a tus contactos y seguidores que estarás en la feria, una herramienta fundamental para ello son las RRSS y el envío de emailing, así como anunciarlo en la firma digital de todos los emails corporativos de nuestra empresa.
Durante la Feria: Ejecución Sin Problemas
Finalmente, durante la feria, mantén un equipo de soporte en el lugar para abordar cualquier problema inesperado y asegurarte de que todo se desarrolle sin problemas.
En resumen, la planificación temprana es fundamental para el éxito en las ferias comerciales. Comenzar con antelación te da el tiempo necesario para tomar decisiones estratégicas, diseñar un stand efectivo y ejecutar una estrategia de marketing sólida. ¡Prepárate con anticipación y tu participación será un éxito!
En bea Solutions podemos ayudarte a planificar tu participación en una feria, diseñamos y producimos tu stand teniendo en cuenta todas las necesidades de la estrategia de participación, también te ayudamos a diseñar tu plan de Marketing Ferial, para garantizar que tu feria sea un éxito.
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